MÔ TẢ : Hướng dẫn này sẽ giúp khách sạn có thể thao tác trả phòng dễ dàng và nhanh chóng cho khách lẻ và khách đoàn.

MỤC ĐÍCH : Sử dụng khi muốn làm thủ tục trả phòng cho khách hàng

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

1. Đối với khách lẻ

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống với tài khoản có vai trò Lễ Tân 

Bước 2: Thao tác trả phòng.

• Cách 1: Truy cập menu “Lịch Đặt Phòng” => Trên màn hình lịch đặt phòng đang hiển thị => Chọn đặt phòng cần làm thủ tục => Bấm nút “Trả phòng”.

Lưu ý: Nút trả phòng chỉ hiển thị khi đặt phòng đã ở trạng thái nhận phòng.

Chức năng trả phòng

• Cách 2: Truy cập menu “Lịch Đặt Phòng” => Trên màn hình lịch đặt phòng đang hiển thị => Chọn đặt phòng cần làm thủ tục => Bấm nút “Xem chi tiết” để xem thông tin đặt phòng => Chọn trạng thái “Đã trả phòng”

Lưu ý: Cách này có thể thao tác trả phòng cho tất cả đặt phòng quá khứ, hiện tại, tương lai.

Chức năng trả phòng

2. Đối với khách đoàn

Đối với khách đoàn, lễ tân có thể thao tác trả phòng cho từng đặt phòng như đối với khách lẻ, như hướng dẫn ở trên.

Hoặc lễ tân có thể thao tác nhanh cho nhiều đặt phòng một lần như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống với tài khoản có vai trò Lễ Tân 

Bước 2: Thao tác trả phòng

• Truy cập menu “Lịch Đặt Phòng” => Trên màn hình lịch đặt phòng đang hiển thị => Chọn một đặt phòng bất kỳ thuộc nhóm đặt phòng => Bấm nút “Xem chi tiết” để xem thông tin đặt phòng => Chọn nút “Đặt phòng nhóm” ở bên dưới bên trái màn hình thông tin => Chọn nút “Thay đổi trạng thái”

Chức năng thay đổi trạng thái cho đặt phòng nhóm

Bước 3: Chọn đặt phòng, chọn trạng thái “Đã trả phòng” => Bấm nút “Thay đổi trạng thái”

Chức năng thay đổi trạng thái cho đặt phòng nhóm

* Lưu ý :

• Sau khi hoàn thành thao tác trả phòng, trên màn hình chức năng “Lịch đặt phòng”, các đặt phòng đã trả phòng sẽ có màu như sau:

• Khi trả phòng nếu phòng chưa thanh toán hết, hoặc chưa đến ngày trả phòng, hệ thống sẽ có cảnh báo, lễ tân phải xác nhận tiếp tục bằng cách bấm nút “Có”. Hủy thao tác bằng cách bấm nút “Không”.
• Để xem danh sách đặt phòng đã trả phòng, lễ tân có 2 cách:
  • Cách 1: Vào menu “Lễ tân” => Chọn menu “Danh sách đặt phòng”. Trong màn hình chức năng, chọn “Thêm bộ lọc” => Chọn trạng thái “Đã trả phòng”.
  • Cách 2: Vào menu “Lễ tân” => Chọn menu “Danh sách trả phòng”.